Habitude 1 : collecter
Trop souvent, les idées fusent dans nos têtes, le courrier et la paperasse s’entassent sur un coin de table, nous prenons des rendez-vous et notons des numéros de téléphone partout alors que nous sommes occupés, en voiture, etc. Toutes ces informations finissent toujours par disparaître ou être oubliées pile au moment où nous en avons besoin !
Le problème est que nous n’avons aucun système pour collecter toutes les informations, documents, mails que nous recevons, ni pour organiser tout cela de façon systématique.
Pour remédier à cela, nous allons définir un seul endroit pour tous les papiers que nous recevons et prendre l’habitude de noter immédiatement les choses auxquelles nous pensons au lieu de croire que nous allons pouvoir tout retenir. En effet, il est illusoire de compter sur notre cerveau car il a la fâcheuse habitude d’oublier ce dont nous avons besoin au moment où nous en avons besoin.
Collecter est une simple habitude : définissez les endroits où collecter information et papiers et tenez-vous en à cela.
Ainsi, au bureau, vous devriez avoir un seul endroit pour rassembler vos papiers : une corbeille à courrier. Vous ne devriez jamais «ranger» des papiers dans un tiroir, coller des post-it autour de votre écran d’ordinateur, entasser des documents ailleurs que dans une corbeille à courrier. C’est le seul endroit où rassembler tous les documents et papiers que vous recevez.
A la maison, vous devriez également avoir une corbeille à courrier pour les documents administratifs, scolaires, le courrier, les messages téléphoniques, les tickets de caisse, les recettes – tout, en fait ! Grâce à cela, vous ne perdrez plus aucun papier.
Pour les e-mails, essayez de n’avoir qu’un seul compte de messagerie. Vous en avez peut-être plusieurs à vérifier chaque jour : Gmail, Yahoo, un compte e-mail au bureau, etc. De plus, même si vous ne les considérez pas comme tel, les réseaux sociaux et les forums que vous consultez doivent aussi être gérés comme un compte e-mail. Moins vous en avez, mieux c’est !
Nous verrons comment traiter toutes ces boîtes de réception lorsque nous aborderons la prochaine habitude. Pour le moment, soyez conscient du nombre de boîtes de réception à gérer et essayez de rassembler tous les papiers dans une corbeille à courrier, à la maison comme au bureau.
Votre carnet de notes
Mais considérons également tous les autres outils que vous utilisez pour rassembler vos idées, notes, les informations reçues lorsque vous êtes en voiture, les tâches à ne pas oublier, les actions à faire suite à une réunion professionnelle… En bref, tout ce qui vous vient à l’esprit et qui vous est soumis oralement.
Jusqu’à présent, vous comptiez sur votre mémoire, voire sur une liste de tâches, pour vous rappeler de tout cela. Malheureusement, notre mémoire est peu fiable. Nous oublions tout au fur et à mesure des événements et nous nous rappelons des choses lorsque ce n’est pas nécessaire ou même utile.
Donc, au lieu de cela, nous allons prendre l’habitude de mettre par écrit tout ce dont nous devons nous rappeler. Emportez partout avec vous un petit carnet pour y noter tâches, idées, projets ou toute autre information qui vous passe par la tête afin de libérer votre mémoire et ne plus rien oublier.
Lorsque vous êtes en réunion et qu’une tâche vous est attribuée, écrivez-la dans votre carnet de notes. Lorsque votre conjoint vous demande d’acheter du lait, écrivez-le. Lorsque quelqu’un
vous donne un numéro de téléphone ou une adresse e-mail, notez-les. Vous voyez l’idée.
Choisissez un outil de note simple, facile à utiliser et à transporter. Un petit carnet de notes est préférable pour la simple et bonne raison que c’est beaucoup plus facile à utiliser qu’un
smartphone. Reportez ensuite vos notes sur votre liste de tâches (une simple liste est suffisante pour le moment).
Leo Babauta, quant à lui, a opté pour le bon vieux Moleskine, portable, durable et esthétique. Cependant n’importe quel carnet fera l’affaire à condition que vous aimez l’utiliser.
Il est donc recommandé d’utiliser un simple carnet de notes plutôt qu’une solution digitale, mais si vous préférez quand-même utiliser votre smartphone faites-le. Le fait est qu’utiliser du papier est beaucoup plus rapide, vous n’avez qu’à sortir votre carnet, prendre un stylo et écrire. Par contre, avec un smartphone, vous devez le sortir, l’activer, lancer la bonne application, ajouter une entrée, commencer à écrire, etc. Plus l’outil est simple, plus vous avez de chances de l’utiliser.
La clef du succès dans de cette habitude est de tout noter tout de suite avant d’oublier et de transférer vos informations dans une simple liste de tâches dès votre retour au bureau ou à la maison. Ne procrastinez pas ces deux étapes au risque d’être submergé et moins enclin à passer à l’action.
Emportez donc votre système de notes partout avec vous. Peu importe le système que vous utilisez, il doit être facile à transporter et vous devez pouvoir écrire tout ce qui vous passe par la tête. Emportez-le où que vous alliez, même au lit, au magasin, dans la cuisine, à l’hôpital, partout !
Cette simple habitude de collecter toutes les informations utiles dans un petit carnet et dans des corbeilles à courrier permettra d’améliorer grandement votre organisation et éventuellement votre productivité. Vous n’oublierez plus et ne perdrez plus aucune information, vous saurez toujours où les retrouver, tout le temps.
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